Скоростной документный сканер

Задаёт стандарты мощных современных сканеров документов

Модернизирована система электронного архива администрации Краснодара

Модернизирована система электронного архива администрации Краснодара

Корпорация ЭЛАР оказала комплекс услуг по модернизации системы электронного архива (СЭА) и оцифровке наиболее востребованных документов архивного отдела администрации Краснодара. Проект позволил автоматизировать процессы хранения, обработки, поиска и предоставления информации и, как следствие, повысить эффективность деятельности подразделения по исполнению запросов граждан и организаций.

В рамках проекта в электронный вид были переведены около 3,5 тысяч дел или 830 тысяч листов бумажных документов, среди которых постановления и распоряжения главы города Краснодара, руководителей округов и сельских администраций.

Работы проводились в течение 4 месяцев непосредственно на территории архивного отдела администрации Краснодара с использованием парка сканирующего оборудования разных типов: высокоскоростной поточный, широкоформатный и планетарный сканеры. На основе оцифрованных дел специалистами ЭЛАР был создан информационный ресурс, который загружен в электронное хранилище администрации.

В ходе модернизации в СЭА также был реализован ряд новых функций, в частности, возможность создания личного кабинета пользователя, сохранения шаблонов поисковых запросов, сортировки результатов поиска описей, дел и документов по архивному шифру, наименованию или дате регистрации.

«В архивном отделе администрации Краснодара размещаются документы более 2 600 фондов, общее количество хранимых в них дел — 52 тысячи. В последнее время количество обращений органов власти, организаций и граждан в архив заметно вырос. Самые частые из них связаны с подтверждением прав собственности на землю и недвижимость (порядка 85%) и с подтверждением трудового стажа или пенсии (около 10-15%). За неделю в наш отдел поступает более 250 подобных запросов, — комментирует Елена Викторовна Коваленко, начальник муниципального архива г. Краснодар. — Ранее к выполнению такого количества заявок привлекались все специалисты архивного отдела и зачастую в ущерб другим архивным работам, в том числе научно-исследовательской деятельности. В результате модернизации цифрового архива удалось решить актуальные задачи по оптимизации хранения электронных документов и оперативному доступу к ним, обеспечить сквозной поиск документов во всех фондах и за все годы и, главное, увеличить скорость подготовки ответов на запросы примерно в 10 раз».

Модернизация СЭА стала частью муниципальной ведомственной целевой программы «Электронный Краснодар» на 2015 год, главная задача которой состоит в повышении эффективности использования информационно-коммуникационных технологий казенными учреждениями и органами местного самоуправления для взаимодействия с гражданами и организациями посредством электронных услуг.

«Сотрудничество с администрацией города Краснодара мы начали в 2013 году, когда внедрили в архивном отделе электронное хранилище на платформе ЭЛАР Саперион. В ходе создания единого информационного пространства для обработки и хранения документов специалисты корпорации отсканировали более 160 тысяч страниц оригиналов из фондов, касающихся прав собственности на землю и недвижимое имущество. На данный момент в СЭА загружено 5,5 тысяч дел, — рассказывает Дмитрий Пантюхин, руководитель проектов ЭЛАР. — СЭА позволила архивному отделу администрации минимизировать число обращений к первоисточникам, заменив их электронными копиями, а также значительно снизить риск неисполнения запросов граждан и организаций в установленные сроки».

10 Ноября 2015

Возврат к списку